Stručný popis

xGDPR Software je unikátní softwarová aplikace pro zavedení GDPR krok za krokem. Aplikace pokrývá problematiku GDPR komplexně a bez kompromisů. Je vhodná jak pro živnostníky, tak i pro úřady, střední a velké podniky, neziskové organizace a dalších, kterých se dodržování GDPR týká.

Obsahuje:

  • Evidenci záznamů o činnosti zpracování tak, jak je specifikováno v článku 30 nařízení 679/2016
  • Tisk dokumentů, vzorů směrnic, zásad zpracování
  • Evidenci událostí včetně žádosti o výmaz, podání námitek, bezpečnostních incidentů atd
  • Evidenci dokumentů s osobními údaji
  • Správa více společností na jednom místě, pokud to dovoluje zakoupená edice
  • Tisk výstupní analýzy včetně ohodnocení stavu zadaného do aplikace

GDPR Software
 
Dashboard - GDPR management software

Zavádění GDPR

Aplikace Vás pomocí průvodce provází jednotlivými kroky tak, aby bylo možno následně provést analýzu stavu GDPR. Do aplikace zadáváte informace o Vaší společnosti, jako jsou zaměstnanci nebo jejich pozice, budovy, místnosti a jejich zabezpečení, jak máte řešeno zálohování, jaké máte IT systémy. Do aplikace zadáváte, jaké zda využíváte zpracovatele, jestli jsou/nejsou v EU, zda s nimi máte podepsanou zpracovatelskou smlouvu.

Tyto informace zadávejte dle skutečnosti, a nikoliv podle toho, jak se domníváte, že by to mělo být správně. Pouze v tom případě pravdivě zadaných údajů Vám může aplikace pomoci s tím, kde máte slabiny, co můžete vylepšit a podobně.

Evidence záznamů o činnosti zpracování

Základem aplikace je evidence záznamů o činnosti zpracování dle článku 30 Nařízení 679/2016. Záznamy mohou být tříděny na základě různých parametrů, např. který formulář obsahuje rodné číslo, kterým zpracovatelům předáváme data a podobně.

U každého záznamu o činnosti zpracování evidujeme právní základ, dobu zpracování, zda předáváme data zpracovateli, zda jsou tento záznam může obsahovat informace o nezletilé osobě, kde jsou data uložena (elektronicky/papírově/obojím způsobem), jaké osobní údaje po subjektu údajů požadujeme.

 

Záznam o činnosti zpracování - GDPR management software




Tiskový výstup - GDPR management software

Tiskové výstupy a generátor šablon

Aplikace nabízí řadu tiskových výstupů.

  • Záznam o činnosti zpracování
  • Informativní dodatek – Informuje subjekt údajů o zpracovávaných datech, o právech subjektu údajů a povinnostech správce
  • Vzor směrnice s vyplněnými údaji z aplikace
  • Vzor zásad zpracování osobních údajů
  • Výstupní analýza
  • A další

Je možno označit více záznamů a tisknout vybrané záznamy. Aplikace nám nabídne, pro které tiskové výstupy je operace vhodná.

Aplikace obsahuje možnost vytvářet si vlastní výstupy. K dispozici je manuál, který Vás navede, jak tyto tiskové výstupy vytvářet a jak propojit vlastní tiskový výstup s daty uloženými v aplikaci.

Dokumenty s osobními údaji

Do verze 2019 jsme přidali funkci Dokumenty s osobními údaji. Tato funkce je vhodná např. pro menší společnosti s dokumenty, které obsahují osobní údaje máme převážně v papírové podobě. V tomto modulu evidujeme, kde je daný dokument uložen, jaké obsahuje osobní údaje a které osoby se týkají. V modulu je pak možno vyhledávat ve kterých dokumentech se objevuje požadovaná osoba. Po vyhledání zkontrolujeme v konkrétních dokumentech, zda se opravdu jedná o tu danou osobu a provedeme úkony, které jsou po nás vyžadovány.

Tato funkce je vhodná také pro DPO, kteří vyhledají, kde by měly být potřebné dokumenty uloženy a může zadat jednotlivým pracovníkům pokyny, aby mu připravili materiály a on mohl v zákonné lhůtě jednat.

 

Dokumenty s osobními údaji - GDPR management software
 
Záznam události - GDPR management software

Evidence událostí

Aplikace umožňuje evidenci událostí. Událostí může být např. žádost o výmaz, podání námitky proti zpracování osobních údajů, požádání o poskytnutí informace, co tazateli evidujete. Samostatnou kapitolou jsou bezpečnostní incidenty jako je ztráta dat, poškození dat a podobně, a to zejména takového charakteru, který musí být hlášen dozorovému orgánu. Poslední kategorií je v tomto modulu evidence provedených interních auditů a školení.

Each entry in this register is dated origin, status, what kind of incident it may contain an attachment. A printout of these events is also available so that the resolution process can then be made available to the supervisory authority in printed or electronic form.

xGDPR Reader – pouze edice Enterprise

Jedná se o samostatnou aplikaci, která je určena pouze pro čtení záznamů o činnosti. Aplikace je vhodná pro společnosti s rozvětvenou strukturou.

Aplikace slouží k jednoduché inventarizaci záznamů na konkrétním pracovišti. Je ideálním pomocníkem pro přenesení metodiky na pracoviště, kde se s osobními údaji nakládá, a pro získávání zpětných vazeb, provádění kontrol apod.

Díky tomu je možné začlenit do procesu zavádění a správy GDPR i nižší pracovníky, kde mají přehled o tom, s jakými údaji pracují na daném pracovišti, zatímco DPO, či pověřená osoba bude v roli Supervisora plně kontrolovat metodiku, nastavovat právní tituly a další úkony v aplikaci xGDPR Enterprise. Takto uvede interní metodiku do souladu s realitou daného pracoviště na základě informací od pracovníka, který má instalovaný xGDPR Reader.



xGDPR Reader